森羅万象から学ぶ人生羅針盤「会議の時間をコントロールする」

2024.03.06

森羅万象から学ぶ人生羅針盤「会議の時間をコントロールする」
　会議やミーティングほど、しっかりとした管理を実施しなければ、無意味に終わるものはありません。そこで3回にわたって、会議のポイントをご説明したいと思います。まず1回目は「時間」です。

会議にかける時間ほどきちんとコントロールしなければ、余計な方向に議論が流れて無駄に経過するものはありません。しかし、それを是正するためには、ちょっとした工夫が必要です。

まずは事前に時間を区切ることです。会議やミーティングの開口一番、「この会議（ミーティング）は、きっちり○時間で終わらせる」と宣言し、逆算して終了15分前になったら取りまとめの作業に入ります。

　こうすることによって時間の浪費を防ぐだけでなく、「なんとしても終了15分前までに結論を出さなければ」として、集中力を発揮することができるのです。

　また、本当に集中すべき時はスマホの電源も切りましょう。固定電話にかかって来る電話もすべて、受け付けてくれる社員に指示して「現在重要な打ち合わせ中で申し訳ありません。折り返し○○時に確実にお電話いたします」と伝えてもらいます。

　要は、いたずらに時間ばかりをかけてもあまり意味のない結論に落ち着くことに気付いてほしいのです。そんな結論は往々にして冗漫な内容です。しかし、会議の時間を適切にコントロールすれば、それだけで集中力が増し、ベストもしくはベターな答えが得られることを強く認識してください。